สรุปหนังสือ PRODUCTIVITY HACKS สูตรโกงของคนเก่งงาน
อย่าลืมว่าประสิทธิภาพไม่ได้มีไว้สำหรับทำงานเท่านั้น ชีวิตส่วนตัวก็ต้องการการเอาใจใส่ และการจัดระเบียบเกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ ที่มักจะถูกหลงลืมไปอย่างง่ายดาย ท่ามกลางความวุ่นวายของวันทำงานเช่นกัน มีบทหนึ่งในหนังสือเล่มนี้ที่พูดถึงสมดุลอันเปราะบาง ระหว่างชีวิตการทำงานกับชีวิตส่วนตัว หนังสือเล่มนี้มาพร้อมกับคำแนะนำในทุกสถานการณ์ ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องทำให้เสร็จเดี๋ยวนี้ ไม่ว่าจะอยากทำสิ่งใดให้เสร็จตอนนี้ ได้เวลาเพิ่มประสิทธิภาพให้ตัวเองแล้ว
ผู้เขียน Emily Price เป็นนักข่าวที่เชี่ยวชาญเรื่องเทคโนโลยี เธอเคยสัมภาษณ์ซีอีโอมาแล้วหลายร้อนคนไม่ว่าจะเป็นสตีฟ วอชเนียก บีช สโตน หรือริชาร์ด แบรนสัน ผลงานของเธอปรากฎในหนังสือพิมพ์หลายฉบับ และยังได้ลงตีพิมพ์ในนิตยสารหลายเล่ม เช่น เดอะ วอลล์สตรีต เจอร์นัล ยูเอสเอ ทุเดย์ ฟาสต์ คอมพานี ฟอร์จูน เป็นต้น
บทที่ 1 เตรียมพร้อมที่จะประสบความสำเร็จ
วางแผนของสัปดาห์หน้าในคืนวันอาทิตย์ ไม่จำเป็นต้องเขียนตารางเวลาแบบรายชั่วโมง แต่ให้ใช้เวลาไม่กี่นาทีในช่วงสุดสัปดาห์ เพื่อวางแผนว่ามีสิ่งใดบ้างที่อยากทำให้เสร็จในสัปดาห์หน้า นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยให้เตรียมพร้อม ที่จะประสบความสำเร็จเมื่อเช้าวันจันทร์มาถึง เทคนิคนี้ช่วยให้มองเห็นภาพรวมของสัปดาห์หน้า และทำให้รู้ว่ามีเวลาเหลือที่จะทำงานอื่นหรือไม่
ก่อนนอนทุกคืนให้เตรียมพร้อมสำเร็จในเช้าวันถัดมา ด้วยการเตรียมสิ่งของที่จำเป็นต้องใช้หลังตื่นนอน นี่อาจหมายถึงการเลือกชุดที่จะใส่ หรือวางกระเป๋าทำงานไว้ที่ประตู และเรื่องซับซ้อนอย่างการวางแผนก่อนว่าจะทำกิจวัตรต่าง ๆ ตอนไหน จะทำให้เห็นได้ว่ามีเรื่องให้ทำน้อยลง
เริ่มต้นวันด้วยการดื่มน้ำเปล่า สัญชาตญาณแรกสุดในตอนเช้าอาจเป็นการดื่มกาแฟ แต่จะดีกว่ามากถ้าดื่มน้ำเปล่าสักแก้วแทน ก่อนตื่นนอนร่างกายมักขาดน้ำ เพราะไม่ได้บริโภคของเหลวใด ๆ ตลอดทั้งคืน ถ้าขืนดื่มกาแฟเข้าไปจะยิ่งขาดน้ำมากขึ้นกว่าเดิม เพียงเท่านี้ก็จะรู้สึกสดชื่น และพร้อมที่จะเริ่มต้นวันใหม่แล้ว กินมื้อเช้า มื้อเช้าเป็นมื้อที่สำคัญที่สุด การกินมื้อเช้าจะช่วยกระตุ้นระบบเผาผลาญ และบอกให้ร่างกายรู้ว่าถึงเวลาทำงานแล้ว นอกจากการกินอาหารที่มีประโยชน์เป็นมื้อเช้า จะช่วยให้ตื่นตัวและก้าวเข้าสู่วันใหม่แล้ว มันยังมอบพลังงานที่จำเป็น ต่อการทำสิ่งต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพในตอนเช้า
วางนาฬิกาปลุกให้ห่างจากเตียง เพื่อที่จะได้ไม่สามารถเอื้อมไปกดปุ่มเลื่อนปลุกได้ การเลื่อนปลูกยังดึงเอาเวลาที่จะใช้ในการทำกิจวัตรในตอนเช้าด้วย เวลาไม่กี่นาทีที่เสียไปกับการนอน ซึ่งต้องเอาไปอาบนำ ไปใช้กับการกินมื้อเช้า ซึ่งเป็นสิ่งที่มักไม่มีเวลามากพอที่จะทำ
กำหนดวันดูแลบ้านทุกสัปดาห์หรือทุก 2 สัปดาห์ ซึ่งจะไม่ทำงานอย่างอื่น และให้ความสำคัญเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับบ้าน ที่ต้องทำให้เสร็จเท่านั้น สามารถทำความสะอาด จ่ายใบเรียกเก็บเงิน ซักผ้าหรืออื่น ๆ ในวันนี้ เมื่อกำหนดวันได้แล้ว การให้ความสำคัญกับงานอื่นในระหว่างสัปดาห์ โดยไม่ต้องกังวลกับงานที่เกี่ยวข้องกับบ้าน ก็จะกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้น
เริ่มวันด้วยการออกกำลังกาย การออกกำลังกายตอนเช้าช่วยให้เลือดไหลเวียน และกระตุ้นสมองให้พร้อมทำงาน ไม่จำเป็นต้องไปฟิตเนสเพื่อออกกำลังกายอย่างเต็มรูปแบบ แค่ทำกิจกรรมง่าย ๆ อย่างการวิ่งรอบหมู่บ้านซัก 15 นาที หรือออกกำลังกายแบบคาร์ดิโอที่ห้องของตัวเอง ก็เพียงพอที่จะทำให้หัวใจสูบฉีด และทำให้ร่างกายรู้ว่าถึงเวลาเคลื่อนไหวแล้ว
เคล็ดลับช่วยให้ตื่นเช้า การตื่นเช้าช่วยให้มีเวลามากกว่าเดิมในแต่ละวัน เพื่อทำทุกสิ่งที่อยากทำให้เสร็จ ถึงแม้จะรู้ว่าควรลุกจากเตียงตอนไหน มันก็เป็นเรื่องที่พูดง่ายแต่ทำยาก ต่อไปนี้คือเคล็ดลับที่ช่วยได้
ให้เปิดผ้าม่านทิ้งไว้ เวลานอนแสงแดดในยามเช้าจะค่อย ๆ ปลุกให้ตื่น เขียนรายการสิ่งที่อยากทำหลังตื่นนอนไว้ล่วงหน้า ถ้ามีสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ ย่อมมีโอกาสน้อยที่จะกดปุ่มเลื่อนปลุกจนไม่ได้ทำสิ่งนั้น อย่าเล่นโทรศัพท์ก่อนนอน เพราะมันทำให้นอนไม่หลับ ซึ่งหมายความว่าจะนอนได้ไม่เต็มอิ่มอย่างที่ตั้งใจไว้ งดดื่มเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ก่อนนอน เพราะมันทำให้หลับไม่สนิทและตื่นยากขึ้น ระบุเหตุผลที่ชัดเจนว่าทำไมถึงอยากตื่นเช้า เมื่อรู้เหตุผลของการกระทำอะไรบางอย่าง มันจะกลายเป็นแรงบันดาลใจอันทรงพลัง ในการกระตุ้นให้ทำสิ่งนั้น จำกัดการบริโภคคาเฟอีนหลังเที่ยงวัน ตั้งอุณหภูมิเครื่องปรับอากาศในช่วงเวลาที่ต้องตื่นนอน ตั้งปลุก 2 ครั้ง ครั้งแรกเพื่อปลุกให้ตื่น ส่วนอีกครั้งเพื่อให้ลุกออกจากเตียง
กำหนดเป้าหมายแบบภาพรวมมา 6 อย่างในแต่ละวัน ซึ่งอาจมีทั้งเป้าหมายในเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว สิ่งสำคัญคือต้องมองเห็นภาพรวมของสิ่งที่อยากทำให้เสร็จ เพื่อจัดตารางประจำวัน และมุ่งหน้าไปสู่เป้าหมายเหล่านั้น ย่อยรายการสิ่งที่ต้องทำให้เล็ก และง่ายต่อการลงมือทำ การย่อยงานใหญ่ให้เล็กลง จะบีบให้ต้องครุ่นคิดเกี่ยวกับรายละเอียดของสิ่งที่ต้องทำ แถมยังช่วยให้รู้สึกประสบความสำเร็จมากขึ้น เมื่อต้องทำงานในรายการเสร็จ
ตั้งเป้าหมายที่จะทำให้เสร็จภายใน 90 วัน แทนเป้าหมายประจำปี หลายคนชอบใช้เวลาช่วงต้นปีไปกับการตั้งเป้าหมายว่า อยากจะทำอะไรให้สำเร็จบ้าง แต่ทางที่ดีควรเปลี่ยนเป็นภายในวันที่ 30 มีนาคม เมื่อถึงเดือนเมษายนให้ประเมินว่า ตัวเองเข้าใกล้เป้าหมายที่ตั้งไว้มากน้อยแค่ไหน ในกรณีที่ยังทำไม่เสร็จแล้วทำการปรับเปลี่ยน หรือตั้งเป้าหมายใหม่ โดยกำหนดว่าจะทำให้เสร็จในอีก 3 เดือนหลังจากนั้น ถึงแม้จะทำได้ตามเป้าหมายหรือไม่สำเร็จ อย่างน้อยก็กำลังทำมันอยู่ภายใต้กรอบเวลาใหม่
การจำ password ถือเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามี password หลายชุด เครื่องมือจัดการพาสเวิร์ดอย่าง application 1 password ไม่เพียงช่วยจำ password ให้ แต่ยังสามารถตั้ง password ที่ปลอดภัยสุด ๆ ให้ได้ด้วย
กินอาหารดี ๆ คงเคยได้ยินคำพูดที่ว่า ทำอะไรย่อมได้อย่างนั้น กินอะไรก็ย่อมได้อย่างนั้นเช่นกัน เคล็ดลับอย่างหนึ่งของการทำตัวเองให้มีประสิทธิภาพคือ การกินอาหารดี ๆ ควรกินอาหารที่มีประโยชน์ และมีคุณค่าทางโภชนาการ เพื่อให้สมองและร่างกายมีพลังงานในการทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จลุล่วงไปได้ตลอดทั้งวัน กำหนดหัวข้อหลักในแต่ละวัน เมื่อแต่ละวันมีหัวข้อหลักเรียบร้อยแล้ว การเขียนตารางงานของทั้งสัปดาห์ การทำให้ได้ตามตารางงานนั้น และการตรวจสอบให้แน่ใจว่า ไม่มีงานใดที่ทับซ้อนกันก็ย่อมเป็นเรื่องง่ายขึ้น
วางกุญแจรถไว้รวมกับของสำคัญที่ต้องนำติดตัวไปด้วย การวางกุญแจรถไว้รวมกับของสำคัญ ช่วยทำให้แน่ใจว่าเมื่อมองหากุญแจรถในตอนเช้า จะไม่ลืมหยิบของสำคัญติดตัวออกจากบ้านด้วย เก็บบทความออนไลน์เนื้อหายาวเหยียดไว้อ่านในเวลาว่าง ให้ใช้เวลาว่างอ่านบทความเหล่านั้น การทำแบบนี้จะช่วยให้นำเวลาไปใช้กับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และในขณะเดียวกันก็จะมีอะไรให้ทำเพลิน ๆ นอกเวลางาน จงซื่อสัตย์ การโกหกอาจดูเหมือนเป็นทางออกที่ดี แต่มันจะย้อนกลับมาเล่นงานทีหลัง ความซื่อสัตย์จะช่วยประหยัดเวลาให้ รวมถึงป้องกันไม่ให้สูญเสียความไว้เนื้อเชื่อใจ เมื่อต้องสารภาพความจริงในภายหลัง
จดบันทึกผลงาน ในระหว่างวันต้องทำงานหลายอย่างที่ไม่ได้อยู่ในรายการ สิ่งที่ต้องทำแต่ก็จำเป็นต้องทำให้เสร็จ ทุกครั้งที่ทำอะไรบางอย่างเสร็จขอให้จดบันทึกเอาไว้ หลักฐานที่แสดงถึงความมีประสิทธิภาพนี้ จะกระตุ้นให้ทำผลงานได้ดีอย่างต่อเนื่อง จากตารางเวลาสำหรับการทำธุระส่วนตัว โดยอิงจากสถานที่จะช่วยประหยัดเวลาเดินทาง และเวลาที่ใช้ในการทำภารกิจต่าง ๆ ด้วย ใช้ปฏิทินให้เป็นประโยชน์ ไม่มีใครจำได้ทุกอย่าง เมื่อไหร่ก็ตามที่ภารกิจใหม่ ๆ ผุดขึ้นมา ให้กำหนดเส้นตายที่จะใช้ในการทำภารกิจนั้นลงปฏิทิน ทำให้แน่ใจว่ารายการสิ่งที่ต้องทำประจำวัน ประกอบด้วยสิ่งที่ทำให้เข้าใกล้เป้าหมายหลัก นี่ช่วยให้ทำภารกิจเล็ก ๆ น้อย ๆ ได้สำเร็จ และในขณะเดียวกันก็ปูทางไปสู่เป้าหมายหลักในอนาคต ไม่ใช่ทุกเป้าหมายที่จะทำให้สำเร็จได้ภายในชั่วข้ามคืน
เก็บทุกอย่างให้เป็นที่เป็นทางทั้งที่บ้านและที่ทำงาน ไม่จำเป็นต้องหาที่เก็บให้กับสิ่งของทุกอย่าง แต่อย่างน้อยก็ควรเก็บมันให้เป็นที่เป็นทาง เวลาต้องการใช้จะหาสิ่งของเหล่านี้เจอได้เร็วขึ้น ถ้ารู้ว่าเก็บมันไว้ที่ไหน ทำรายการซื้อของเข้าบ้านร่วมกับสมาชิกในครอบครัว เนื่องจากทุกคนสามารถเขียนสิ่งของที่ตัวเองต้องการลงไปในรายการดังกล่าวได้ จัดการให้สิ่งของที่ใช้เป็นประจำ ส่งมาที่บ้านโดยอัตโนมัติ เมื่อรู้ว่ามันใกล้จะหมด ร้านค้าปลีกหลายรายเริ่มเปิดให้มีการสมัครเป็นสมาชิกของสินค้าอุปโภคบริโภคแล้ว
เคล็ดลับจัดระเบียบให้ชีวิต การจัดระเบียบให้ชีวิตแม้เพียงเล็กน้อย จะช่วยให้ประสบความสำเร็จในอนาคตต่อไป นี่เป็นวิธีง่าย ๆ ที่จะช่วยให้ชีวิตเป็นระเบียบ
ตั้งคนสำคัญอย่างคนรัก พ่อแม่ หรือลูก ๆ เป็นรายการโปรดในโทรศัพท์มือถือ หากทำแบบนี้แล้ว สามารถเปิดโหมดห้ามรบกวนเมื่อไหร่ก็ตามที่ต้องการ โดยไม่ต้องกลัวว่าจะพลาดโทรศัพท์ หรือข้อความจากคนเหล่านั้น กำหนดกิจวัตรยามเย็นก่อนเข้านอน กิจวัตรยามเย็นอาจช่วยเตรียมร่างกายให้พร้อมสำหรับการนอน ส่งผลให้หลับได้เร็วขึ้น ออกไปรับแสงแดดให้ได้มากที่สุด จงออกไปรับแสงแดดบ้าง เลือกนั่งทำงานให้ใกล้หน้าต่างเข้าไว้ เพื่อจะได้รับวิตามินดีจากแสงแดด ซึ่งจะทำให้อารมณ์ดี เครียดน้อยลง และมีสมาธิมากขึ้น แถมยังช่วยเสริมสร้างความแข็งแรงของกระดูกด้วย อาบน้ำเย็น แน่นอนว่าการอาบน้ำอุ่นสบายกว่าเยอะ แต่การอาบน้ำเย็นจะทำให้ตื่นตัว และกระตุ้นระบบภูมิคุ้มกัน และการไหลเวียนของเลือด แถมยังช่วยลดความเครียดได้อีกด้วย
เก็บกล่องรับบริจาคไว้ในตู้เสื้อผ้าที่บ้าน เพื่อให้สมาชิกในครอบครัว ได้ใส่สิ่งของที่พวกเขาไม่ใช้แล้ว จัดตู้เสื้อผ้าตามโอกาสในการใช้งาน ทำความสะอาดตู้เย็นทุกสัปดาห์ เพื่อทำให้แน่ใจว่าไม่มีอาหาร ที่หมดอายุแล้วอยู่ในนั้น ถ้าอะไรบางอย่างเสียแล้ว ไม่ได้วางแผนว่าจะซ่อมมัน ให้ทิ้งมันไปเสีย ถ้ามีสิ่งของจำนวนมากที่ต้องจัดระเบียบ ให้เริ่มจากบริเวณที่ง่ายที่สุดก่อน เก็บสิ่งของที่ในปีหนึ่งหนึ่งหยิบมาใช้ประมาณ 10 ครั้งหรือน้อยกว่านั้นเอาไว้ในโรงจอดรถ หรือตู้เก็บของที่ไม่ค่อยได้เปิด
อย่าดองงาน จงหาทางทำงานนั้นให้เสร็จเร็วที่สุด หรือหาคนทำแทนไปเลย จัดเอกสารเข้าแฟ้มให้เสร็จเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ ใช้ชั้นเก็บรองเท้าแบบแขวน เพื่อจัดระเบียบอุปกรณ์สำนักงาน คิดก่อนว่าจะเขียนอะไรลงในอีเมล บ่อยครั้งที่มักตอบอีเมลอย่างรวดเร็ว โดยคิดว่าการทำแบบนี้จะทำให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น แต่มันอาจทำให้หลงลืมรายละเอียดบางอย่าง หรือให้ข้อมูลได้ไม่ชัดเจนพอ พกปากกากับกระดาษโน้ตแผ่นเล็ก ๆ ติดตัวตลอดเวลา นี่ช่วยให้สามารถจดบันทึกเวลาอยู่ข้างนอกเพื่อที่จะได้ไม่ลืม
อย่าทำหลายอย่างพร้อมกัน แทนที่จะทำหลายอย่างในเวลาเดียวกัน ก็ให้หันมาทำทีละอย่างแทน การจดจ่ออยู่กับงานหนึ่งหนึ่งอย่างเต็มที่ จะช่วยให้ทำผลงานได้ดีขึ้น และทำทุกอย่างเสร็จเร็วขึ้นด้วย ทำตามกฎ 2 นาที โดยทั่วไปแล้วถ้ามีงานที่ทำให้เสร็จได้ใน 2 นาทีควรทำมันทันที ฝึกอ่านเร็ว ความสามารถในการประมวลผลตัวอักษรจำนวนมากมายในระยะเวลาสั้น ๆ จะช่วยให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นอย่างมหาศาล และมีเวลาเหลือไปทำงานอื่น เคี้ยวหมากฝรั่ง การเคี้ยวหมากฝรั่งช่วยเพิ่มปริมาณออกซิเจนที่ส่งไปยังสมองได้ ซึ่งทำให้มีพลังงานมากขึ้น จนสามารถจดจ่ออยู่กับงานตรงหน้าได้ดียิ่งขึ้น นั่งข้างคนที่มีประสิทธิภาพ การได้นั่งข้าง ๆ คนที่ขยันและตั้งใจทำงาน จะเป็นแรงบันดาลใจให้ทำเช่นนั้นด้วยเหมือนกัน ความมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่สามารถติดต่อกันได้ แค่ต้องหาทำเลเหมาะ ๆ ที่มันจะแพร่กระจายมาถึง
สร้างรายการเพลงและเปิดฟังเวลาทำงาน แทนที่จะใช้เครื่องตั้งเวลาหรือนาฬิกา ลองใช้เสียงเพลงเพื่อให้การทำงานกลายเป็นเรื่องสนุกสนานมากขึ้น ถามตัวเองทุกวัน เมื่อหมดวันให้ถามตัวเองว่า วันนี้ทำเต็มที่แล้วใช่หรือไม่ ถ้าคำตอบคือใช่ มันก็จะกระตุ้นให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นไปอีกในวันพรุ่งนี้ แต่ถ้าคำตอบคือไม่ ก็ควรระบุว่าพบเจอปัญหาตรงไหนบ้าง และหาทางเอาชนะมันในวันพรุ่งนี้ ช้า ๆได้พร้า 2 เล่มงาม การทำงานเร็วใช่ว่าจะมีประสิทธิภาพเสมอไป ลองทำงานสำคัญ ๆ ให้ช้าลง เพื่อที่จะได้มีสมาธิกับมันอย่างเต็มที่
เคล็ดลับรักษาแรงบันดาลใจ แรงบันดาลใจคือกุญแจการมีประสิทธิภาพสูงสุด เมื่อมีแรงบันดาลใจก็จะสามารถเอาชนะอุปสรรคต่าง ๆ และสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวจนกระทั่งทำงานเสร็จ ต่อไปนี้เป็นวิธีง่าย ๆ ที่จะช่วยให้ยังคงมีแรงบันดาลใจ เวลาที่รู้สึกว่ากำลังเสียสมาธิ
เมื่อเริ่มรู้สึกหมดกำลังใจที่จะทำอะไรบางอย่าง ลองไล่เรียงเหตุผลที่ทำให้ทำมันตั้งแต่แรก ใคร่ครวญว่าทำไมถึงถูกมอบหมายให้ทำงานนี้ ลองนึกดูว่าอะไรทำให้เหมาะสมที่จะทำมัน แล้วแสดงสิ่งนั้นออกมาให้ทุกคนเห็น มีใครเคยทำงานที่คล้ายคลึงกันนี้สำเร็จมาก่อนไหม แล้วเขาทำได้อย่างไร ให้ทำแบบเดียวกับเขา นึกภาพว่าถ้าเป็นคนอื่นจะแก้ปัญหาอย่างไร หากเริ่มหมดไฟในการทำงานบางอย่าง ให้ลองมองมันในมุมของคนอื่น การตระหนักว่าทำไมมันมีความสำคัญ อาจช่วยให้ไปถึงเส้นชัยได้ในท้ายที่สุด
วางมือจากงานที่ทำอยู่ แล้วหันไปทำงานอื่นสัก 2-3 นาที การเว้นระยะห่างช่วยให้มีพลังมากขึ้นที่จะกลับไปทำงานนั้นให้เสร็จ มองงานตรงหน้าด้วยมุมมองที่สดใหม่ นึกภาพว่าเพิ่งเริ่มทำงานนั้นเป็นครั้งแรก และคิดหาวิธีทำมันให้ดีที่สุด นึกถึงรางวัลที่จะได้รับ หลังจากทำงานนี้เสร็จ จะช่วยให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น นึกภาพตัวเองตอนทำงานเสร็จ และดูว่ามันทำให้รู้สึกอย่างไร จงทำให้ตัวเองเกิดความรู้สึกแบบนั้นให้ได้ ให้รางวัลเล็ก ๆ น้อย ๆ กับตัวเองหลังทำงานเสร็จ โดยอาจเป็นการซื้อกาแฟลาเต้สักแก้วที่ร้านกาแฟ
ย่อยเวลาทำงานออกเป็นช่วง ๆ ถ้าคิดว่าตัวเองไม่น่าจะจดจ่ออยู่กับงานบางอย่างได้ถึง 1 ชั่วโมง ให้ลองย่อยเวลาทำงานดังกล่าวออกเป็นช่วง ๆ โดยแบ่งเป็นช่วงละ 20 นาที นอน การนอนเป็นหนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุด ของการทำแต่ละวันให้มีประสิทธิภาพ อย่าเอาเปรียบร่างกายตัวเอง ต้องนอนให้ได้วันละ 7 ถึง 8 ชั่วโมงเป็นอย่างต่ำ
บทที่ 2 ทำงานให้มีประสิทธิภาพ
มาทำงานแต่เช้า ถ้าเป็นไปได้ให้พยายามมาถึงที่ทำงานเป็นคนแรก เพื่อดื่มด่ำกับความสงบก่อนพายุถาโถม การมาทำงานแต่เช้ายังเป็นโอกาสให้ได้เริ่มต้นวันใหม่แบบค่อยเป็นค่อยไป ไม่ใช่มาถึงที่ทำงานแล้วต้องลงมือทำงานทันที ซ่อนโทรศัพท์มือถือระหว่างทำงาน ทันทีที่ไปถึงออฟฟิศให้เก็บโทรศัพท์มือถือไว้ในลิ้นชักหรือกระเป๋า พยายามไม่หยิบมันออกมาจนกว่าจะพักเที่ยงหรือพักเบรก ในขณะที่กำลังทำงานถ้าปิดเสียง และเก็บโทรศัพท์มือถือให้พ้นสายตา มันก็จะไม่กวนใจ อย่ากลัวที่จะหาคนมาทำงานแทน จงอย่ากลัวที่จะขอให้คน ๆ นั้นทำงานบางอย่างแทน ตัวอย่างเช่น การถ่ายเอกสาร หรือการเก็บเอกสารเข้าแฟ้มถือ เป็นสิ่งที่สามารถมอบหมายให้เด็กฝึกงานทำได้ การทำแบบนี้จะช่วยให้จดจ่ออยู่กับงานที่สำคัญกว่าได้อย่างเต็มที่
เคล็ดลับช่วยให้ได้เลื่อนตำแหน่ง การได้เลื่อนตำแหน่งถือว่ายอดเยี่ยมมาก แต่แทบไม่รู้เลยว่าต้องพูดหรือทำอะไรเพื่อจะไปให้ถึงจุดนั้น ถ้าทำงานตำแหน่งเดิมมาเป็นระยะเวลาหนึ่ง และอยากเลื่อนตำแหน่งใจจะขาด ให้ลองเดินเกมรุกโดยใช้เคล็ดลับดังต่อไปนี้
ตามหาคนที่ทำงานในตำแหน่งที่ใฝ่ฝัน แล้วถามว่าเขาทำได้อย่างไร แต่งตัวให้เหมาะสมกับตำแหน่งงาน ถ้าแต่งตัวเหมือนคนที่ทำงานในตำแหน่งสูง ๆ ผู้คนก็จะเริ่มคิดว่าทำงานในตำแหน่งนั้นจริง ๆ มีส่วนร่วม ถ้าอยากเลื่อนตำแหน่งก็ต้องเข้าไปมีส่วนร่วมกับทุกโครงการ และทุ่มเทอย่างเต็มที่ ทำดีกับทุกคน ไม่มีใครชอบคนประจบสอพลอ แต่การมีน้ำใจไม่ใช่เรื่องเสียหาย พยายามทำดีกับเพื่อนร่วมงานเข้าไว้ คอยช่วยเหลือ ถ้าเพื่อนร่วมงานมีปัญหาในเรื่องที่สามารถแก้ได้ ให้ยื่นมือเข้าไปช่วย รับรองว่าความช่วยเหลือย่อมไม่สูญเปล่าอย่างแน่นอน หากพูดถึงปัญหาบางอย่างในที่ทำงาน จงเตรียมวิธีแก้เอาไว้ด้วย ร่วมกิจกรรม ถ้าที่ทำงานจัดกิจกรรมหรือจัดงานเลี้ยง ต้องพยายามเข้าร่วมทุกครั้ง หนึ่งในปัจจัยสู่ความสำเร็จในหน้าที่การงานคือ การเป็นส่วนหนึ่งของครอบครัวในที่ทำงาน
เรียนรู้เกี่ยวกับตำแหน่งงาน และข้อกำหนดต่าง ๆ ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ พร้อมทุ่มสุดตัว ถ้าหัวหน้ากำลังมองหาใครสักคนมาทำงานที่ไม่มีใครอยากทำ อย่าลังเลที่จะเสนอตัว สนับสนุนผู้อื่น แทนที่จะขัดขาแต่ควรสนับสนุนคนเหล่านั้น แล้วจะประหลาดใจเมื่อได้เห็นว่า พวกเขาก็พร้อมจะสนับสนุนเราด้วยเช่นกัน ยอมรับออกมาตรง ๆ หากมีเรื่องที่ไม่เข้าใจหรือทำไม่เป็น ถ้าไม่รู้ก็แค่บอกว่าไม่รู้ อีกฝ่ายจะได้หาใครสักคนที่ทำเป็น หรือสอนจนกว่าจะทำได้ ลาพักร้อนถึงแม้จะฟังดูขัดกับสามัญสำนึก แต่ในวิธีเพิ่มประสิทธิภาพที่ดีที่สุดคือ การลาพักร้อน การลุยงานติดต่อกันหลายเดือนโดยไม่หยุด อาจทำให้หมดไฟและขาดความกระตือรือร้นที่จะทำงาน เมื่อกลับมาทำงานจะรู้สึกสดชื่นขึ้นเป็นกอง แถมยังอาจพกเอาไอเดียใหม่ ๆ และพลังงานอันล้นเหลือติดตัวมาทำงานด้วยก็ได้
ใช้ปฏิทินกับทุกเรื่อง ไม่ใช่แค่เพื่อนัดหมายหรือนัดประชุม ให้กำหนดเวลาสำหรับการทำงานต่าง ๆ แบบเดียวกับการประชุม จะได้เห็นภาพชัดเจนขึ้นว่า ยังมีเวลาว่างช่วงไหนบ้าง สำหรับงานหรือการประชุมใหม่ ๆ กำหนดเวลาที่แน่นอนสำหรับเช็คอีเมลในระหว่างวันทำงาน แทนที่จะเปิดเข้าไปดูบ่อย ๆ ตลอดทั้งวัน ถ่ายรูปนามบัตรทุกใบที่ได้รับเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย นามบัตรนั้นได้มาง่ายแต่เวลาจะใช้กลับหาไม่ค่อยเจอ ถ้าถ่ายรูปเก็บไว้จะไม่มีวันทำข้อมูลติดต่อของผู้คนหายอย่างแน่นอน
บทที่ 3 ทำงานที่บ้านให้มีประสิทธิภาพ
จัดตารางสำหรับทำงานที่บ้าน ตารางการทำงานจะกระตุ้นให้เริ่มทำงานในเวลาที่เหมาะสม และเป็นเวลาแบบเดียวกับตอนอยู่ที่บริษัท บอกตารางการทำงานให้ครอบครัวรู้ เมื่อจัดตารางการทำงานเรียบร้อยแล้ว พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะปล่อยให้ทำงาน นอกจากนี้ยังถือเป็นการบังคับให้ต้องทำงานในเวลาที่ระบุไว้ด้วย ลุกขึ้นมาแต่งตัว การลุกขึ้นมาแต่งตัวจะช่วยเตรียมสมองให้พร้อมสำหรับการทำงาน แถมยังช่วยให้เปลี่ยนจากช่วงเวลาพักผ่อนมาเป็นช่วงเวลาทำงาน ลองเดินทางมาทำงานที่บ้าน การใช้วิธีที่เรียบง่ายอย่างเดินออกจากบ้านสัก 2-3 นาที จะช่วยให้สมองเปลี่ยนจากโหมดพักผ่อนมาเป็นโหมดทำงาน และทำให้มีสมาธิมากขึ้นเมื่อถึงเวลาทำงาน
ทำงานในช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพสูงสุด บางคนชอบทำงานตอนเช้า ส่วนบางคนพบว่าตัวเองมีประสิทธิภาพมากขึ้นถ้าทำงานตอนกลางคืน ช่วงเวลาใดที่ตัวเองมีประสิทธิภาพมากที่สุด ให้ปรับเปลี่ยนตารางการทำงานของตัวเอง ให้สอดคล้องกับช่วงเวลานั้น วางแผนทุกเรื่อง แม้กระทั่งช่วงเวลาในการตอบอีเมลและการพักเบรก เพื่อให้รู้สึกว่ามันเป็นกิจวัตร และไม่เผลอทำงานหนักเกินไป วางแผนของแต่ละสัปดาห์ โดยดูจากสิ่งที่จะเกิดขึ้นในสัปดาห์นั้น ช่วยให้ใช้เวลาในแบบที่เกิดประโยชน์สูงสุด และทำให้สิ่งต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่น
งานที่ควรมอบหมายให้ผู้ช่วยทำ หากต้องเสียเวลาไปกับงานเล็ก ๆ น้อย ๆ อยู่บ่อยครั้งให้ลองจ้างผู้ช่วยมาทำงานเหล่านั้นแทน จะได้จดจ่อกับงานที่สำคัญกว่า ส่วนจะจ้างใครก็ขึ้นอยู่กับงานนั้น ๆ โดยอาจเป็นได้ตั้งแต่นักเรียนมัธยมปลาย หรือนักศึกษาที่ทำพาร์ทไทม์ไม่กี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ไปจนถึงผู้ช่วยมืออาชีพที่ทำงานเต็มเวลา อีกทางเลือกที่น่าสนใจคือผู้ช่วยเสมือนจริง ต่อไปนี้คืองานที่ความมอบหมายให้ผู้ช่วยทำ เช่น จองตั๋วเครื่องบิน หาข้อมูลเกี่ยวกับโรงแรม ถ่ายเอกสาร ทำธุระเล็ก ๆ น้อย ๆ นัดหมายการประชุม ถอดเทปการประชุมและบทสัมภาษณ์ ศึกษาค้นคว้าเกี่ยวกับงานแบบคร่าว ๆ ตรวจทานรายงานหรือเอกสาร ซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ตอบคำถามลูกค้า เป็นต้น
จัดตารางทำความสะอาดห้องทำงานที่บ้านเป็นประจำทุกสัปดาห์ จงทำแบบเดียวกับที่พนักงานทำความสะอาดในบริษัทมักทำกัน เช่น กวาดพื้น เช็ดคราบกาแฟบนโต๊ะทำงาน และนำถุงขยะไปทิ้ง จ้างพี่เลี้ยงเด็ก การมีช่วงเวลาที่ไม่ต้องดูแลลูก ซึ่งสามารถทุ่มเทให้กับการทำงานอย่างแท้จริง นับว่ามีความสำคัญต่อการมีสมาธิอยู่กับงาน และการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ จัดตารางให้กับสิ่งที่จำเป็นต้องทำก่อน ถ้าอยากตัดผมให้ได้ภายในสัปดาห์นี้ ให้เริ่มด้วยการกำหนดตารางเวลาสำหรับตัดผม แล้วค่อยตามด้วยงานอื่นที่เหลือ เมื่อถึงวันที่กำหนดไว้จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ก่อนที่จะต้องออกไปตัดผม เพราะรู้ว่าตัวเองจะได้วางมือจากงานชั่วคราว
ติดอินเตอร์เน็ตดี ๆ ที่บ้าน ถ้าอินเทอร์เน็ตที่ใช้อยู่ช้างานย่อมหยุดชะงักอย่างแน่นอน ควรซื้อแพคเกจอินเตอร์เน็ตที่เร็วที่สุดในราคาที่จ่ายไหว การใช้อินเตอร์เน็ตที่เร็วถือเป็นกุญแจสำคัญในการประชุมทางไกล การสนทนาออนไลน์ รวมถึงการอัพโหลดและดาวน์โหลดไฟล์ต่าง ๆ มีโทรศัพท์อีกเครื่องสำหรับติดต่อเรื่องงานโดยเฉพาะ เวลาทำงานที่บ้านโทรศัพท์ส่วนตัว อาจกลายเป็นโทรศัพท์สำนักงานอย่างรวดเร็ว ต้องวางโทรศัพท์ส่วนตัวไว้ใกล้ ๆ ตลอดเวลาทำงานซึ่งอาจทำให้เสียสมาธิได้ ซื้อปริ้นเตอร์ การต้องถ่อไปร้านถ่ายเอกสารเพื่อพิมพ์งานแค่ไม่กี่แผ่น จะทำให้เสียเวลาโดยใช่เหตุ แถมยังเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดสุด ๆ ด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ารู้มาทีหลังว่า ต้นฉบับมีจุดที่พิมพ์ผิดหรือต้องปรับแก้เล็กน้อย ซื้อเก้าอี้ทำงานดี ๆ การนั่งเก้าอี้ที่รองรับแผ่นหลังได้ไม่ดีเป็นเวลานาน อาจทำให้ปวดหลัง และส่งผลเสียร้ายแรงต่อหลังในระยะยาว
ใช้ browser แยกกันระหว่างเรื่องงานกับเรื่องส่วนตัว อัพเดทสถานะการทำงาน application ส่วนใหญ่ที่ใช้ในการพูดคุยเรื่องงานเป็นหลัก จะเปิดโอกาสให้สามารถตั้งค่าสถานะของตัวเองให้เพื่อนร่วมงานได้รับรู้ ยืนทำงาน บางครั้งการนั่งทำงานทั้งวันก็ทำให้รู้สึกสบายเกินไป จนไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ลองเปลี่ยนบรรยากาศด้วยการยืนทำงานดู มันไม่เพียงดีต่อสุขภาพแต่ยังช่วยเพิ่มพลัง และกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ด้วย ฟังเพลงเพื่อเสริมสร้างสมาธิ การเปิดเพลงคลอไปด้วยระหว่างทำงาน นับว่ามีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ ในการกำจัดเสียงรบกวน
ซื้อหูฟังที่มีไมโครโฟนในตัวเพื่อพูดคุยเรื่องงาน เวลาทำงานที่บ้านมักได้ยินเสียงต่าง ๆ มันทำให้ดูไม่เป็นมืออาชีพ จงทำเพื่อตัวเองและบุคคลที่สนทนาด้วย โดยการซื้อหูฟังที่สามารถตัดเสียงรบกวน และมีไมโครโฟนในตัวมาใช้ มันทำให้ดูเหมือนกำลังทำงานที่บริษัท
เตรียมมื้อเที่ยงล่วงหน้า เอาไว้กินในวันที่ตั้งใจจะทำงานอย่างเต็มที่ การเตรียมมื้อเที่ยงล่วงหน้าช่วยให้ไม่ต้องกังวลว่า จะกินอะไรรวมถึงทำให้มั่นใจว่า จะมีอาหารอร่อย ๆ และมีประโยชน์ต่อสุขภาพ ที่จะช่วยเติมพลังให้มีแรงทำงานไปทั้งวัน ต่อไปนี้เป็นเมนูอาหารที่สามารถทำเก็บไว้ ตั้งแต่ในช่วงสุดสัปดาห์ และนำมากินในวันทำงานได้
สลัดให้ใช้ผักใบเขียวที่กินแล้วดีต่อสุขภาพ เอามาทำสลัดสำหรับเก็บไว้กินหลายมื้อ ถ้าอยากได้โปรตีนก็ให้อุ่นอกไก่ปรุงสำเร็จ หรือเนื้อสัตว์อื่น ๆ ใส่ลงไปในสลัด ตอติญาโรแซนวิชที่ห่อและม้วนด้วยแผ่นตอติยาหรือแผ่นแป้งบาง ๆ ชนิดอื่น ๆ นี้ทำได้ง่ายและเก็บไว้ในตู้เย็นได้นาน ซุปทำซุปสูตรโปรดหม้อใหญ่ในช่วงสุดสัปดาห์ แล้วตักแบ่งใส่กล่องเก็บไว้ในตู้เย็น มักกะโรนีอบชีส ทำเตรียมไว้เยอะ ๆ ในช่วงสุดสัปดาห์ สลัดและเนื้อเบอร์เกอร์ เตรียมเนื้อเบอร์เกอร์ปรุงสำเร็จ นำมากินกับสลัด
สลัดพาสต้า สามารถทำเมนูนี้ไว้ล่วงหน้าในปริมาณมาก ๆ โดยใช้ผักและเนื้อสัตว์หลากหลายชนิดที่มีติดตู้เย็น สมูทตี้ ให้หั่นผักและผลไม้หลากหลายชนิด แล้วแบ่งใส่ไว้ในถุง จากนั้นก็นำไปเก็บไว้ที่ช่องแช่แข็งในตู้เย็น จะกินก็หยิบออกมาใส่ลงในเครื่องปั่น พริกหวานยัดไส้เมนูอันแสนอร่อยนี้ทำง่ายมาก โดยใช้วัตถุดิบที่ชื่นชอบ ถ้าจะกินก็แค่นำมันออกมาอุ่น อาหารแช่แข็งแบบทำเอง อาหารแช่แข็งยี่ห้อดัง ๆ แทบทุกยี่ห้อ ล้วนเป็นอาหารประเภทที่สามารถทำกินเองได้
ทำธุระส่วนตัวก่อนเข้างาน หรือไม่ก็หลังเลิกงาน เพื่อไม่ให้รบกวนเวลาทำงาน อาจคิดว่าการทำงานที่บ้านหมายความว่า จะวางแผนทำธุระส่วนตัวเมื่อไหร่ก็ได้ ทำงานเวลาเดียวกับเพื่อนร่วมงาน ลองปรับเวลางานให้ตรงกับเพื่อนร่วมงาน เพราะถ้าทำงานคนละเวลา การพูดคุยกันและการแก้ปัญหาร่วมกัน ก็อาจกลายเป็นเรื่องยาก พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานขณะทำงานผ่านวีดีโอแชท หากมีงานที่ต้องทำร่วมกับคนอื่นให้ลองดูว่า จะพูดคุยกับอีกฝ่ายในเวลางานผ่านวีดีโอแชทได้หรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่เขาทำงานที่บ้านเหมือนกัน รายงานความคืบหน้ากับหัวหน้าในช่วงปลายสัปดาห์ ถึงแม้ว่าการที่ไม่ต้องมีหัวหน้าคอยจับตามองตลอดทั้งวันจะเป็นถือเป็นเรื่องดี แต่เขาก็จะไม่รู้ว่าใช้เวลาไปกับอะไรบ้างในเวลางาน จึงควรรายงานความคืบหน้าทุกสัปดาห์ว่า ทำอะไรเสร็จไปแล้วบ้างในสัปดาห์นั้น
ฝึกจดจ่ออยู่กับงานเป็นเวลานาน สามารถฝึกตัวเองให้ทำงานติดต่อกันเป็นเวลานาน โดยไม่วอกแวกไปกับสิ่งต่าง ๆ ในบ้าน เริ่มต้นด้วยการทำงานสัก 30 นาทีแล้วพัก 5 นาที กำหนดเวลาเลิกงานให้เป็นกิจจะลักษณะ และบังคับให้ตัวเองกลับบ้านเหมือนตอนทำงานที่บริษัทตามปกติ อย่าทำงานทั้งวันทั้งคืน ต้องแยกเรื่องงานกับเรื่องส่วนตัวออกจากกัน แค่เพราะใช้บ้านเป็นที่ทำงานไม่ได้หมายความว่าต้องหายใจเข้าออกเป็นงาน
ภารกิจปิดท้ายวันเพื่อความเป็นระเบียบ ไม่มีสิ่งใดทำลายประสิทธิภาพได้มากไปกว่าความไม่มีระเบียบอีกแล้ว ให้ลองสละเวลาไม่กี่นาทีก่อนเลิกงานในแต่ละวัน เพื่อจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ และเตรียมพร้อมที่จะประสบความสำเร็จในวันรุ่งขึ้น ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ควรทำในช่วงท้ายของวัน เพื่อรักษาความเป็นระเบียบเอาไว้
สะสางกล่องขาเข้า ถ้ามีอีเมลที่ต้องตอบในเช้าวันรุ่งขึ้น ให้มันเป็นสิ่งที่จะทำเป็นอย่างแรกเมื่อถึงเวลางาน เก็บกระดาษหรือเอกสารที่ไม่ได้ใช้ออกจากโต๊ะให้หมด เติมอุปกรณ์สำนักงานที่อาจต้องใช้ในระหว่างวัน ตรวจดูปฏิทินอีกรอบให้แน่ใจว่า ใส่ข้อมูลใหม่ ๆ ที่ผุดขึ้นมาในระหว่างวันเรียบร้อยแล้ว เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำในเช้าวันรุ่งขึ้นแบบคร่าว ๆ ชาร์จ notebook และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ ตรวจดูปฏิทินและตั้งค่าการแจ้งเตือนให้กับงาน หรือภารกิจสำคัญสำคัญที่ต้องทำในวันรุ่งขึ้น
บทที่ 4 เดินทางติดต่อธุรกิจให้มีประสิทธิภาพ
จองตั๋วเครื่องบินเที่ยวแรกเพื่อไปยังจุดหมาย เที่ยวบินแรกยังมีโอกาสล่าช้าน้อยกว่า เพราะเครื่องบินมารออยู่ที่สนามบินแล้ว และลูกเรือก็สดชื่นเพราะเพิ่งเข้างาน นัดประชุมโดยดูจากเที่ยวบิน หากปล่อยให้การประชุมเป็นตัวกำหนดเที่ยวบิน มักลงเอยด้วยการได้เที่ยวบินในเวลาที่ไม่สะดวก ซื้ออุปกรณ์อาบน้ำและของใช้จำเป็นอื่น ๆ เก็บไว้ในกระเป๋าเดินทาง หากทำงานที่ต้องเดินทางบ่อย ๆ หากเก็บของจังใช้จำเป็นไว้ในกระเป๋าเดินทาง ย่อมไม่มีทางลืมของนั้นไว้ที่บ้านเป็นแน่
เคล็ดลับทำตัวให้มีประสิทธิภาพบนเครื่องบิน การนั่งเครื่องบินถือเป็นโอกาสอันหาได้ยากยิ่ง ที่จะได้นั่งนิ่ง ๆ เป็นเวลานาน โดยไม่มีอะไรมารบกวน ถึงแม้จะไม่มีงานที่ต้องทำให้เสร็จระหว่างอยู่บนเครื่องบิน แต่ก็มีหลายอย่างที่สามารถทำได้ เพื่อให้เที่ยวบินนั้นมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะมี WiFi หรือไม่มีก็ตาม
สะสาง e-mail ในกล่องขาเข้า หรือร่างข้อความตอบกลับอีเมลที่ก่อนหน้านี้ไม่มีเวลาตอบ จัดระเบียบฝ่ายต่าง ๆ ในโน๊ตบุ๊คให้เรียบร้อย เขียนเป้าหมายของการเดินทางติดต่อธุรกิจในครั้งนี้ และสิ่งที่อยากทำให้สำเร็จ หันไปคุยกับคนที่นั่งข้าง ๆ แต่อย่ารบกวนเวลาเขาหรือเธอ นี่อาจเป็นความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่มีประโยชน์มากก็ได้ ซ้อมพูดในใจ ไม่ว่าจะเป็นบทพูดในที่ประชุม จุดประสงค์ในการประชุม หรือการเจรจาทางธุรกิจที่คาดว่าน่าจะเกิดขึ้น ครุ่นคิดเกี่ยวกับเป้าหมายที่อยากทำให้สำเร็จในปีนี้ แล้วลองมองหาเป้าหมายที่ใหญ่กว่านั้น อ่านหนังสือสร้างแรงบันดาลใจที่ซื้อไว้เมื่อหลายเดือนก่อน เมื่อถึงที่หมาย ให้ทำทุกอย่างโดยยึดตามเขตเวลาเดิม แทนที่จะปรับตัวให้เข้ากับเขตเวลาใหม่
สั่งอาหารมังสวิรัติ อาหารมังสวิรัติหรืออาหารสำหรับคนที่แพ้วัตถุดิบบางอย่าง มักถูกเสิร์ฟก่อนอาหารประเภทอื่น การกินอาหารเบา ๆ ที่ดีต่อสุขภาพ ยังช่วยให้มีสมาธิอยู่กับการทำงาน ในขณะที่นั่งอยู่บนเครื่องบินด้วย ตั้งค่าข้อความตอบกลับเป็นไม่อยู่ที่ออฟฟิศ เพื่อบอกให้คนอื่นรู้ว่าไม่อยู่ ถึงแม้จะยังเช็คอีเมลได้แต่ตารางงานในช่วงที่เดินทางติดต่อธุรกิจ ย่อมแตกต่างจากตารางงานตามปกติอยู่แล้ว เขียนที่อยู่และเบอร์โทรของโรงแรม รวมถึงที่อยู่ของสถานที่ที่ต้องเดินทางติดต่อธุรกิจลงบนกระดาษแล้วพกติดตัวไว้ เรื่องไม่คาดคิดเกิดขึ้นได้เสมอ ถ้าจะให้ดีควรพิมพ์ตารางเวลาของตัวเองออกมาด้วย เลือกพักโรงแรมที่อยู่ใกล้กับสถานที่ที่ต้องไป
อย่าใช้การเดินทางติดต่อธุรกิจ เป็นโอกาสในการสวมชุดหรือรองเท้าที่เพิ่งซื้อมาใหม่ มันอาจจะกลายเป็นฝันร้ายทันที ถ้าชุดน้ำใส่แล้วคันหรือเล็กเกินไป และถ้ารองเท้ากัดขึ้นมา เวลาเดินทางให้เลือกสวมชุด หรือรองเท้าคู่โปรดที่ใส่เป็นประจำอยู่แล้ว ถ่ายรูปใบเสร็จทุกครั้ง เพราะนอกจากมันจะช่วยให้ได้ประหยัดเวลา ในการรวบรวมใบเสร็จตอนเดินทางกลับถึงบ้านแล้ว มันยังช่วยให้ไม่ต้องกังวลว่าจะทำใบเสร็จหายด้วย เก็บเงินสกุลอื่นเอาไว้บ้าง วิธีนี้จะทำให้ไม่ต้องเสียค่าธรรมเนียมตอนแลกเงิน ทั้งยังทำให้แน่ใจด้วยว่าจะมีเงินติดกระเป๋าจำนวนหนึ่ง เมื่อต้องเดินทางในคราวหน้า กินวิตามินซีก่อนขึ้นเครื่อง นอกจากนอนให้พอและดื่มน้ำเยอะ ๆ แล้วควรกินวิตามินซีเพื่อต่อสู้กับเชื้อโรค ที่อาจเข้ามาในร่างกายด้วย
แอพพลิเคชั่นที่นักเดินทางทุกคนควรดาวน์โหลดเมื่อต้องเดินทาง แอพพลิเคชั่นบนโทรศัพท์มือถือนับเป็นตัวช่วยที่ยอดเยี่ยม ในการจัดระเบียบและเชื่อมโยงกับผู้คน รวมถึงทำให้แน่ใจว่าการเดินทางจะราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ต่อไปนี้เป็นแอพพลิเคชั่นที่นักเดินทางทุกคนควรมี
ที่นั่งบนเครื่องบินมีทั้งดีและไม่ดี แอปพลิเคชั่น SeatGuru จะเลือกที่นั่งที่ดีที่สุดบนเครื่องบินให้
หากยังไม่ได้สมัครใช้บริการห้องรับรองพิเศษของสนามบิน แอพพลิเคชั่น LoungeBuddy จะทำให้ใช้บริการห้องรับรองพิเศษ โดยเสียค่าบริการต่ำสุดเพียงแค่ 25 ดอลลาร์เท่านั้น
แอพพลิเคชั่น PackPoint จะพิจารณาสภาพอากาศของเมืองที่จะเดินทางไป และถามถึงแผนการระหว่างอยู่ที่นั่น จากนั้นก็จัดทำรายการสิ่งที่ต้องนำติดตัวไปด้วยโดยเฉพาะ
ถ้าไม่อยากหลงทางในเมืองที่เพิ่งเคยไปเป็นครั้งแรก แอพพลิเคชั่น CityMapper ช่วยได้
ค้นหาจุดปล่อยสัญญาณ WiFi ด้วย แอพพลิเคชั่น WiFiMap
เมื่อขับรถในเมืองที่ไม่เคยไปให้ใช้แอพพลิเคชั่น Waze ซึ่งจะบอกข้อมูลสภาพอากาศ การจราจร รวมถึงแจ้งเตือนเกี่ยวกับอันตรายต่าง ๆ
บางครั้งจำเป็นต้องเดินทางกะทันหัน แต่แอพพลิเคชั่น HotelTonight จะมอบข้อเสนอดี ๆ ให้
แอพพลิเคชั่น TripIT ช่วยวางแผนการเดินทางตั้งแต่ต้นจนจบ
เวลาเดินทางไปต่างประเทศแอพพลิเคชั่น DuoLingo จะช่วยให้ได้เรียนรู้ภาษาของประเทศนั้น
ให้ลองวิ่งไปยังสถานที่ที่ต้องการไป โดยใช้แอพพลิเคชั่น RunGo ซึ่งจะแนะนำเส้นทางการวิ่งที่น่าสนใจและปลอดภัย แถมยังมีบริการนำทางด้วยเสียงตั้งแต่ออกวิ่ง
หาข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่จัดการประชุม และวิธีเดินทางไว้ล่วงหน้าเพื่อเข้าร่วมการประชุมโดยเฉพาะ ถ้ามีกระเป๋าเดินทางหลายใบ ให้ใช้บริการขนส่งสินค้า การนำกระเป๋าเดินทางไปหลายใบจะทำให้เสียเวลาที่สนามบิน จึงควรส่งกระเป๋าเดินทางเหล่านั้นไปยังจุดหมาย โดยใช้บริการขนส่งสินค้า
บทที่ 5 ประชุมให้มีประสิทธิภาพ
ทบทวนเหตุผลที่ทำให้เลือกที่จะประชุม ถ้าไม่สามารถหาเหตุผลดี ๆ ที่จะประชุมได้ ให้ปรึกษากับคนอื่นว่า จะยกเลิกการประชุมดีไหม เพื่อที่ทุกคนจะได้เอาเวลาไปทำอย่างอื่นที่มีประโยชน์มากกว่า เลือกประเภทของการประชุม โดยดูจากวัตถุประสงค์เป็นหลัก จัดแจงให้การประชุมนอกสถานที่เกิดขึ้นติดต่อกันภายในวันเดียว แทนที่จะต้องเสียเวลาเดินทางจากบริษัทไปยังสถานที่จัดการประชุมแห่งเดิมหลายต่อหลายครั้ง ภายในวันหรือสัปดาห์เดียวกัน ให้ใช้เวลาอยู่ที่นั่นทั้งวันไปเลย ตรวจสอบว่าทุกคนที่ต้องเข้าประชุมสามารถมาประชุมได้
คำถามที่ต้องถามตัวเองก่อนจัดการประชุม ก่อนจากการประชุมต้องทำให้แน่ใจว่า รู้ข้อมูลพื้นฐานทุกอย่างแล้ว ไล่ตั้งแต่เรื่องที่ว่าทำไมถึงจัดการประชุม ไปจนถึงจะทำให้แน่ใจได้อย่างไรว่า ความคิดเห็นของทุกคนถูกรับฟัง ต่อไปนี้เป็นคำถามสำคัญ ที่ต้องถามตัวเองก่อนจัดการประชุม
ทำไมถึงอยากจัดการประชุม เป้าหมายที่อยากทำให้สำเร็จหลังจบการประชุมคืออะไร มีใครบ้างที่จำเป็นต้องเข้าประชุม แล้วคนเหล่านั้นต้องอยู่ตั้งแต่ต้นจนจบไหม ควรให้ข้อมูลใดบ้างก่อนการประชุม เพื่อให้มันดำเนินไปอย่างราบรื่น ต้องจัดการประชุมอย่างไร ถึงจะทำให้ความคิดเห็นของทุกคนถูกรับฟัง การประชุมครั้งนี้ต้องใช้เวลามากน้อยแค่ไหน ถึงจะบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ จะแน่ใจได้อย่างไรว่า ทุกคนที่เข้าประชุมจะมีหน้าที่ต้องรับผิดชอบ หลังการประชุมสิ้นสุดลง
เริ่มต้นการประชุมด้วยการประกาศเป้าหมายให้ทุกคนได้รับรู้ กำหนดวาระการประชุม วิธีนี้ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันว่า ประเด็นใดบ้างจะถูกหยิบยกขึ้นมาพูดคุย และจะพูดคุยเกี่ยวกับประเด็นใดก่อน ทันทีที่การประชุมเริ่มต้นขึ้น ต้องตั้งนาฬิกาให้แจ้งเตือนเมื่อหมดเวลาการประชุม จัดทำเอกสารที่ต้องอ่านก่อนเข้าประชุม แทนที่จะเสียเวลาไปกับการฟังแต่ละคนรายงานความคืบหน้าของงานตัวเอง เชิญเฉพาะคนที่มีอำนาจตัดสินใจมาเข้าประชุม เริ่มประชุมตรงเวลาทุกครั้ง ผู้คนก็จะพยายามมาให้ทันเวลาแทนที่จะมาสาย
เริ่มต้นการประชุมด้วยการขอให้ทุกคนเขียนคำถามที่อยากรู้ การตอบคำถามเหล่านั้นในช่วงท้ายจะทำให้การประชุมใช้เวลาน้อยลง อธิบายสิ่งที่ทุกคนต้องทำในช่วงท้ายของการประชุม เปลี่ยนการนั่งประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นการเดินประชุม ถ้าต้องประชุมกับใครสักคนเป็นการส่วนตัว การเดินถือเป็นโอกาสให้ได้ออกจากออฟฟิศสัก 2-3 นาทีเพื่อยืดเส้นยืดสาย แถมยังช่วยให้เลือดไหลเวียนและกระตุ้นการทำงานของสมอง
เคล็ดลับการเป็นผู้ฟังที่ดีในการประชุม จุดประสงค์หลักของการเข้าประชุมคือ การตั้งใจฟังคนอื่นพูด แต่นี่เป็นเรื่องที่พูดง่ายกว่าทำ เพราะบางครั้งมันขึ้นอยู่กับตัวผู้พูดเองด้วยว่า จะทำให้คนอื่นตั้งใจฟังได้หรือไม่ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับง่าย ๆ ในการเป็นผู้ฟังที่ดี และทำให้ตัวเองได้รับประโยชน์สูงสุดจากการเข้าประชุม
พยายามอย่ามอง notebook สมุดจด หรือผู้เข้าประชุมคนอื่น ๆ ในระหว่างที่ใครสักคนกำลังพูด หากรู้สึกว่าไม่มีสมาธิให้ท่องหัวข้อการประชุมในใจ สังเกตภาษากายของผู้พูดว่า มันช่วยบอกอะไรเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่เขากำลังพูดได้ไหม เมื่ออยากแสดงความคิดเห็นหรือโต้แย้ง สิ่งเดียวที่ควรทำตอนนี้คือตั้งใจฟัง นั่งหลังตรงตลอดการประชุมและอย่านั่งหลังค่อมเป็นอันขาด พยักหน้าเป็นครั้งคราว ตลอดระยะเวลาที่ใครสักคนกำลังพูด เก็บคำถามไว้จนกว่าผู้พูดจะพูดจบ เพื่อให้แน่ใจว่าได้รับข้อมูลครบถ้วนแล้ว
ถ้าต้องการวิพากษ์วิจารณ์แนวคิดของผู้อื่น ให้เริ่มด้วยการใช้ประโยคที่ขึ้นต้นว่า ฉัน เช่น ฉันเข้าใจว่าคุณกำลังจะบอกว่า… เพื่อบ่งบอกว่าอาจเข้าใจผิด หรือไม่ได้เข้าใจในสิ่งที่อีกฝ่ายพูดอย่างถ่องแท้ อย่ากลัวที่จะขอให้ผู้พูดอธิบายเพิ่มเติมในบางประเด็น อย่าพูดแทรก ตั้งใจฟังให้จบก่อนจะแสดงความคิดเห็น หลีกเลี่ยงการประชุมเพื่อระดมสมอง มันเป็นสิ่งที่ผู้คนทำได้ด้วยตัวเองอยู่แล้ว จำกัดหัวข้อการประชุมให้ไม่เกิน 5 หัวข้อ ถ้ามีหัวข้อให้พูดคุยมากไป การประชุมจะกินเวลานานมาก หรือให้ความสำคัญกับแต่ละหัวข้อได้ไม่เต็มที่
จัดประชุมตอนบ่าย อาจคิดว่าการประชุมตอนเช้าจะทำให้ทุกคนพร้อมลุยทันที แต่ความจริงแล้วคนเหล่านั้นจะมัวแต่สะสางงานของเมื่อวาน จนไม่มีเวลาเตรียมตัวสำหรับการประชุม จัดประชุมนอกออฟฟิศ หากต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ ถามตัวเองว่าคำตอบของคำถามที่ถาม จะมีประโยชน์ต่อทุกคนในกลุ่มหรือแค่คนเดียว จองห้องโดยเผื่อเวลาก่อนการประชุมจะเริ่ม และหลังการประชุมจะจบสัก 15 นาที กำหนดเวลาการประชุมตามความเหมาะสม ควรกำหนดเวลาการประชุมให้สั้นที่สุดเท่าที่จำเป็นต้องใช้ ในการบรรลุเป้าหมายบางอย่าง ถ้าต้องประชุมนานกว่า 30 นาทีให้ประชุมแบบเจอหน้ากัน แทนที่จะประชุมทางโทรศัพท์
ก่อนการประชุมทุกครั้ง ให้เลือกใครสักคนเป็นผู้ดูแลการประชุม ซึ่งจะคอยตรวจสอบให้ทุกคนไม่ออกนอกประเด็น หลังจากกำหนดวาระการประชุม และส่งให้ผู้เข้าประชุมทุกคนแล้ว เมื่อถึงเวลาประชุมจริง ๆ ให้ยึดตามวาระการประชุมเป็นหลัก และทำให้แน่ใจว่าทุกคนรู้เรื่องนี้ การออกนอกประเด็นในการประชุม เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ง่ายมาก ซึ่งอาจทำให้การประชุมยาวนานกว่าที่ควรจะเป็น รับฟังความคิดเห็นที่แตกต่าง ถ้าใครสักคนในบริษัทเห็นต่างในเรื่องงาน ให้เชิญเขาเข้ามาประชุมด้วย อย่าให้คนช่างพูดนั่งใกล้ผู้จัดประชุม
จัดทำเอกสารที่มีเพียง 6 หน้า เทคนิคนี้คิดค้นโดยผู้บริหารของ amazon มันคือการอธิบายบริบทและข้อมูลทั้งหมด ที่ผู้คนจำเป็นต้องรู้เพื่อทำความเข้าใจข้อเสนอ ถามความคิดเห็นคนที่พูดน้อย หรือไม่ได้พูดอะไรเลยตลอดการประชุม เปิดโอกาสให้พวกเขาได้มีส่วนร่วมบ้าง ทำให้แน่ใจว่าผู้เข้าประชุมทุกคนมาตรงเวลา ขอให้ทุกคนเก็บ notebook และโทรศัพท์มือถือ เพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขาไขว้เขว ไปกลับโปรแกรมสนทนากลุ่ม อีเมล หรือข้อความต่าง ๆ บันทึกเสียงการประชุมตั้งแต่ต้นจนจบ วิธีนี้นับว่ามีประโยชน์มาก เวลาที่ใครสักคนไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ ตรวจสอบล่วงหน้าว่าอุปกรณ์ที่จำเป็นทุกชนิดสามารถใช้งานได้ ระบุเป้าหมายในการประชุม และเหตุผลที่เชิญบุคคลต่าง ๆ มาเข้าประชุมให้ชัดเจน
ตัดสินใจว่าจะตัดประเด็นใดออกจากวาระการประชุม หากใกล้หมดเวลาประชุมแล้ว ถ้าไม่ได้วางแผนมาดีพอ ก็อาจต้องเสียเวลาไปกับประเด็นที่สำคัญน้อยกว่า ทั้งที่มีประเด็นที่สำคัญมากกว่าให้พูดถึง ทำให้การนำเสนอด้วยโปรแกรม PowerPoint มีความสั้นกระชับและเรียบง่าย จัดกิจกรรมให้หลากหลาย การทำสิ่งเดิม ๆ นานเกินไป อาจทำให้ผู้คนเบื่อและไม่มีส่วนร่วมกับการประชุม ใช้เวลาประชุมไม่เกิน 1 ชั่วโมง เพราะถ้ามากกว่านั้นผู้เข้าประชุมจะเริ่มเสียสมาธิ อีเมลประเด็นสำคัญไปให้ทุกคนหลังการประชุมจบลง และวิธีนี้จะช่วยสรุปประเด็นสำคัญให้ทุกคนได้รับรู้ ให้รางวัลคนที่มาก่อนเวลา ลองนึกดูว่าจะมอบอะไรเป็นรางวัลให้กับคนจำนวนหนึ่ง ที่มาถึงห้องประชุมก่อนคนอื่น ทำให้ทุกคนตื่นตัวอยู่ตลอดเวลา ลองใช้วิธียืนประชุมดู เวลายืนคนเรามักมีแนวโน้มน้อยลงที่จะพูดคุยกันนาน
บทที่ 6 เครื่องมือและเทคโนโลยี
ไม่อยากซื้อโทรศัพท์ใหม่เพื่อใช้ทำงานอย่างเดียว บริการเบอร์โทรศัพท์เสมือนอย่าง google voice ช่วยให้มีเบอร์โทรศัพท์เพียงเบอร์เดียว ที่สามารถใช้ได้กับเบอร์โทรศัพท์อื่น ๆ ที่มีอยู่แล้ว ปิดการแจ้งเตือนจากเครือข่ายสังคมออนไลน์ทั้งหมด จะได้ไม่ต้องเสียสมาธิไปกับการแจ้งเตือน ลดเวลาที่ต้องสูญเสียไปกับการท่องอินเตอร์เน็ตอย่างไร้จุดหมาย ด้วย RescueTime ซึ่งจะเฝ้าติดตามว่า ใช้เวลากับเว็บไซต์และแอพพลิเคชั่นต่าง ๆ ไปเท่าไหร่
อ่านสิ่งต่าง ๆ โดยไม่มีอะไรมาขัดจังหวะ ด้วยส่วนเสริม Just Read บนเบราเซอร์ส่วนเสริมนี้จะตัดเอาการตกแต่งเว็บไซต์ที่มีสีสันบาดตาป๊อปอัพโฆษณา และความคิดเห็นต่าง ๆ ทิ้งไป แล้วเปลี่ยนบทความนั้นให้เป็นข้อแค่ข้อความที่อ่านง่ายสบายตา
ตรวจสอบความถูกต้องของการสะกดคำและหลักไวยากรณ์ด้วย Grammary
หากต้องทำงานโดยใช้ไฟล์ร่วมกับผู้อื่น ให้เก็บข้อมูลไว้บนระบบ cloud ผ่านผู้ให้บริการอย่าง dropbox box หรือ google drive เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้
จัดสรรเวลาทำงานอย่างชาญฉลาดด้วย Tide ซึ่งจะช่วยติดตามช่วงเวลาทำงาน และพักผ่อนในแต่ละวัน
ใช้ Boomerang หรือ Streak เพื่อกำหนดเวลาส่งอีเมลล่วงหน้า
ส่งข้อความและอีเมลจากโทรศัพท์มือถือได้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วย SwiftKey
จดทุกอย่างด้วย Evernote ซึ่งเป็นบริการผ่านระบบคราวที่ผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพหลายคนชื่นชอบ
หลีกเลี่ยงการเช็คอีเมลพร่ำเพรื่อด้วยส่วนเสริม Checker Plus บนเบราเซอร์ จะแจ้งเตือนเวลาได้รับอีเมลใหม่ โดยที่ไม่จำเป็นต้องเช็คกล่องขาเข้าบ่อย ๆ
จัดการกับบัญชีเครือข่ายสังคมออนไลน์ต่าง ๆ ในคราวเดียวด้วย Buffer ซึ่งรองรับทั้ง ทวิตเตอร์ เฟสบุ๊ก อินสตาแกรม กูเกิลพลัส และลิงค์อิน สามารถตั้งเวลาโพสต์ล่วงหน้า เพื่อจะได้ไม่ต้องคอยอัพเดทบ่อย ๆ
จัดระเบียบแท็บต่าง ๆ บนเบราเซอร์ ด้วยส่วนเสริม Snooze Tabby ถ้าชอบเปิดเว็บไซต์ทิ้งไว้แล้วค่อยกลับมาอ่านทีหลัง อาจลงเอยด้วยการเปิดทิ้งไว้เป็นจำนวนมาก จนหาสิ่งที่ต้องการไม่เจอ ส่วนเสริมนี้ช่วยให้ซ่อนแถบที่เปิดไว้ และตั้งค่าให้มันโผล่ขึ้นมาอีกครั้ง เมื่อถึงเวลาที่ต้องการใช้งาน
ต้องการเสียงคลอเพื่อให้มีสมาธิทำงานหรือเปล่า Noisli อาจช่วยได้
สร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติใน gmail เวลาที่ต้องตอบข้อความซ้ำ ๆ
สร้างปฏิกิริยาลูกโซ่ด้วย IFTTT (If This Then That) ซึ่งสามารถใช้งานได้ทั้งในเว็บไซต์และโทรศัพท์มือถือ มันช่วยยกระดับประสิทธิภาพด้วยการสร้างเงื่อนไขว่า ถ้าการกระทำอย่างหนึ่งเกิดขึ้น การกระทำอีกอย่างจะเกิดขึ้นตามมาด้วย
อย่าเสียเวลาพิมพ์แบบฟอร์มเพื่อเซ็นชื่อแล้วนำกลับไปสแกน HelloSign ช่วยให้สามารถเซ็นเอกสารบนคอมพิวเตอร์ได้เลย
บทที่ 7 รักษาสมดุลระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัว
ตื่นเช้า ถ้าเข้างานตอน 9:00 น. พยายามตื่นก่อนเวลาเข้างานสัก 2-3 ชั่วโมง เพื่อจะได้มีเวลาจัดการธุระส่วนตัวก่อนออกจากบ้าน ใช้เวลาที่ฟิตเนสให้คุ้มค่าด้วยการจ้างเทรนเนอร์ หรือใช้แอพพลิเคชั่นสำหรับออกกำลังกาย อย่าพูดคุยหรือส่งอีเมลเรื่องงานผ่านโทรศัพท์มือถือส่วนตัว
ขั้นตอนการเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันให้สมบูรณ์แบบ การเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำเป็นเรื่องง่ายมาก แค่เขียนสิ่งที่อยากทำให้เสร็จในวันนั้นก็พอแล้ว ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับง่าย ๆ ที่จะช่วยให้กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำขึ้นมาใหม่ในแต่ละวัน เพื่อให้สอดคล้องกับสิ่งที่ต้องทำในวันนั้น ดูให้แน่ใจว่าทุกสิ่งที่เขียนสามารถทำให้เสร็จได้จริงภายในวันนั้น เขียนเป้าหมายประจำวันทั้งที่เป็นเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว ลงในรายการสิ่งที่ต้องทำ ย่อยเป้าหมายใหญ่ ๆ ให้เล็กลง ทำให้แน่ใจว่าเป้าหมายทุกอย่าง มีความเฉพาะเจาะจงมากที่สุดเท่าที่จะทำได้
เขียนทุกอย่างที่ต้องทำในวันนั้น ลงในรายการแม้กระทั่งเรื่องเล็กน้อยอย่างการจ่ายค่าน้ำค่าไฟหรือการเติมน้ำมัน แบ่งรายการสิ่งที่ต้องทำออกเป็นสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จวันนี้ กับสิ่งที่จะทำถ้ามีเวลา ทำให้แน่ใจว่าเขียนเรื่องเล็กน้อยลงไปด้วยเพื่อกระตุ้นให้มีแรงจูงใจ ถ้ามีข้อไหนที่จำเป็นต้องโทรหาใครสักคนให้เขียนเบอร์โทรของคน ๆ นั้นลงไปด้วย อย่าเขียนสิ่งที่ต้องทำมากเกินไปจนไม่สามารถทำเสร็จได้ทั้งหมด เขียนรายการสิ่งที่ไม่ควรทำนี่เป็นวิธีที่เรียบง่ายในการเตือนตัวเองให้ไม่ทำสิ่งเหล่านั้น
เพลย์ลิสที่เต็มไปด้วยเพลงที่มีจังหวะสนุกสนาน ไม่ได้มีไว้สำหรับฟังตอนออกกำลังกายเท่านั้น สร้างเพลย์ลิสโดยรวบรวมเพลงโปรด ไว้เปิดฟังเวลาที่ต้องจดจ่ออยู่กับการทำงาน และอยากให้งานนั้นเสร็จไว ๆ ปรับเปลี่ยนตารางเวลาของตัวเองเพื่อทำสิ่งต่าง ๆ ในช่วงก่อนหรือหลังที่คนจะแน่น ให้ไปตอนที่คนน้อย ๆ จะได้มีเวลาเลือกซื้อของโดยไม่จำเป็นต้องรีบ แถมยังไม่ต้องเสียเวลาเข้าแถวจ่ายเงิน หรือวนหาที่จอดรถด้วย
หลีกเลี่ยงการนัดซ้อนด้วยการสร้างปฏิทินดิจิตอลสำหรับคนในครอบครัว ให้ทุกคนใส่กิจกรรมที่ตัวเองต้องทำลงไปในปฏิทินดิจิตอล วิธีนี้ช่วยให้พวกเขารู้ว่าแต่ละคน วางแผนจะทำอะไรบ้างในแต่ละสัปดาห์ อย่ากลัวที่จะมอบหมายงานบางอย่างให้กับสมาชิกในครอบครัวทำ การปฏิเสธใช่ว่าจะไม่ดีเสมอไป หนึ่งในกุญแจสู่ความมีประสิทธิภาพสูงสุดคือ การจะรู้ขีดจำกัดของตัวเอง และให้เวลาตัวเองมากพอที่จะจัดการงานตรงหน้าจนเสร็จ หาเพื่อนร่วมชะตากรรม การได้ทำอะไรบางอย่างร่วมกับเพื่อน จะช่วยให้รู้สึกดีกับสิ่งนั้นมากขึ้น กำหนดวันเก็บกวาดครั้งใหญ่ทุก ๆ 3 เดือน เพื่อไม่ให้บ้านรกเป็นรังหนู การอาศัยอยู่ในบ้านรก ๆ จะทำให้หาของได้ยากขึ้น และรู้สึกเครียดมากกว่าเดิม กำหนดคืนสำหรับพักผ่อนโดยไม่ต้องทำงานใด ๆ อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง
ตั้งเป้าหมายก่อนเข้าฟิตเนส การเดินไปรอบ ๆ ฟิตเนสอย่างไร้จุดหมาย และเล่นเครื่องนั้นเครื่องนี้ไปเรื่อย ๆ จะทำให้การออกกำลังกายไม่ราบรื่นเท่าที่ควร ในแต่ละวันย่อมมีช่วงเวลาที่ประสิทธิภาพลดลง ใช้ช่วงเวลานั้นให้เป็นประโยชน์ด้วยการไปฟิตเนส การออกกำลังกายจะทำให้ได้วางมือจากงานที่ทำอยู่ เลือกฟิตเนสที่อยู่ใกล้บ้านหรือใกล้ที่ทำงานถ้าเลือกฟิตเนสที่เดินทางไปลำบากก็ย่อมมีโอกาสที่จะไม่ไปออกกำลังกายเลย สวมใส่สายรัดข้อมือเพื่อสุขภาพ เพื่อจะช่วยให้จดจ่ออยู่กับเป้าหมายในการออกกำลังกาย ด้วยการบันทึกว่าในแต่ละวันทำสิ่งใดไปแล้วบ้าง
ยิ้มเยอะ ๆ งานวิจัยพิสูจน์แล้วว่าการยิ้มช่วยลดระดับความเครียดและความวิตกกังวล ประเมินตัวเองทุกเดือนหรือทุกปี การประเมินตัวเองราวกับว่าการเป็นตัวเองคืองานอย่างหนึ่ง จะบังคับให้สำรวจว่าสิ่งใดบ้างที่ทำได้ดีแล้วในแต่ละเดือน และสิ่งใดบ้างที่ควรปรับปรุง ในแต่ละวันให้ทำสิ่งที่เปรียบได้กับก้าวเล็ก ๆ ซึ่งจะนำไปสู่เป้าหมายที่ใหญ่ขึ้น วางแผนว่าจะกินอะไรบ้างในสัปดาห์นั้น ต้องวางแผนทุกอย่างไล่ตั้งแต่มื้อเช้าไปจนถึงมื้อเย็น มีน้ำใจกับผู้คนและแสดงความซาบซึ้งต่อคนที่ช่วยเหลือ
เร่งความเร็ว ถึงแม้การฟัง podcast หรือหนังสือเสียงจะได้ทั้งความรู้และความบันเทิง แต่มันก็กินเวลามหาศาล เวลาฟังอะไรบางอย่างที่มีการอัดไว้ล่วงหน้า ให้ลองเร่งความเร็วเป็น 1.25 เท่าดู ใช้ช่วงเวลาเดินทางให้เป็นประโยชน์ในระหว่างขับรถอาจเปิด podcast ที่ฟังแล้วได้ความรู้หรือได้ฝึกภาษาเพื่อความก้าวหน้าในอาชีพการงาน เมื่อเผชิญกับงานยาก ๆ ให้ขอความช่วยเหลือจากคนที่มีประสบการณ์มากกว่า รู้จุดแข็งของตัวเองและใช้มันให้เป็นประโยชน์ การได้ทำงานที่ตัวเองเชี่ยวชาญ จะช่วยให้มีแรงจูงใจที่จะทำงานนั้นให้เสร็จ และทำออกมาได้ดีด้วย ลงทุนกับสิ่งที่ช่วยคลายความเครียด ถ้าการนวดช่วยให้หายเครียดได้ก็ให้หาเวลาไปนวดอย่างน้อยเดือนละ 1-2 ครั้ง ไปถึงงานหรือสถานที่นัดหมายก่อนเวลาสัก 5-10 นาที ทำให้การรักษาสมดุลระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัวกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นด้วยการเลือกอาศัยอยู่ในสถานที่ที่เหมาะสมให้พยายามเสาะหาที่อยู่อาศัยซึ่งตั้งอยู่ใกล้ทั้งที่ทำงานและสถานที่ทำกิจกรรมสันทนาการ
เคล็ดลับการนอนหลับให้มีประสิทธิภาพ การนอนหลับเป็นหนึ่งในสิ่งที่ยอดเยี่ยมที่สุด ที่สามารถทำได้เพื่อยกระดับประสิทธิภาพของตัวเอง หากนอนหลับให้เพียงพอก็จะไปทำงานอย่างสดชื่น และกระตือรือร้นสุด ๆ แต่ถ้าเป็นคนหลับยากเคล็ดลับต่อไปนี้สามารถช่วยได้
ถ้าถึงเวลานอนแล้วและมัวแต่ครุ่นคิดว่าพรุ่งนี้ต้องทำอะไรบ้าง ลองเขียนมันลงในกระดาษเพื่อทำให้สมองปลอดโปร่ง และช่วยให้ไม่ลืมเมื่อตื่นขึ้นมาในตอนเช้าวันรุ่งขึ้น เลิกดูนาฬิกา ถ้าวางนาฬิกาปลุกไว้บนโต๊ะข้างเตียง ให้หันมันไปทางอื่น เพื่อที่จะได้มองไม่เห็นเวลานอนอยู่บนเตียง อาบน้ำก่อนนอน หลายคนชินกับการอาบน้ำตอนเช้า แต่การอาบน้ำอุ่นตอนดึก จะช่วยทำให้กล้ามเนื้อผ่อนคลาย และทำให้พร้อมสำหรับการนอนหลับ นับแกะวิธีนี้ใช้ได้ผลจริง ๆ ฉีดสเปรย์กลิ่นลาเวนเดอร์ที่หมอนก่อนเข้านอน
ใช้เครื่องช่วยนอนหลับ ที่ปล่อยเสียงสีขาวออกมา เครื่องช่วยนอนหลับยังช่วยกลบเสียงรบกวนจากบ้านข้าง ๆ หรือเสียงจากสมาชิกในครอบครัวที่อาจทำให้นอนไม่หลับ หรี่แสงไฟให้สลัว เพื่อเตรียมตัวเข้านอน เลิกกินขนมหรืออาหารตอนดึก ๆ เพราะมันทำให้หลับยาก หรือนอนไม่หลับทั้งคืน ออกกำลังกายเฉพาะตอนกลางวัน
อ้าแขนรับการเปลี่ยนแปลง การกลัวการเปลี่ยนแปลงถือเป็นเรื่องธรรมดา แต่ถึงอย่างไรมันย่อมเกิดขึ้นอยู่ดี ไม่ว่าจะต้องการหรือไม่ก็ตาม ใช้สมุดบันทึกเป็นที่ระบายความคิดในหัว การเขียนอะไรสักอย่างออกมา ถือเป็นการบีบให้ตัวเองได้คิดทบทวน และการเขียนสมุดบันทึกยังช่วยให้ได้รับมุมมองใหม่ ๆ ในการรับมือกับอะไรบางอย่าง และช่วยให้พร้อมที่จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นในวันพรุ่งนี้ ปล่อยให้ตัวเองได้นอนหลับอย่างเต็มที่ โดยไม่ต้องตั้งนาฬิกาปลุกอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง ประเด็นสำคัญคือ การเปิดโอกาสให้ร่างกายได้รับในสิ่งที่ต้องการ แทนที่จะเอาแต่คอยบงการว่า สิ่งใดบ้างที่มันควรได้รับ
เวลาได้รับคำเชิญให้ไปร่วมงาน ให้ถามตัวเองว่ามันมีความสำคัญต่อชีวิตไหม และมันทำให้มีความสุขหรือเปล่า ถ้าคำตอบคือไม่อย่างน้อยหนึ่งข้อ อย่าไปร่วมงานนั้นเป็นอันขาด เพราะบ่อยครั้งที่ปฎิทินมักเต็มไปด้วยสิ่งที่คิดว่าจำเป็นต้องทำ ดังนั้น ให้ปฏิเสธคำเชิญเหล่านั้นอย่างสุภาพ โดยบอกว่ามีเรื่องต้องทำ ถึงแม้มันจะเป็นเพียงการนอนเอกเขนกอยู่บนโซฟาก็ตาม แต่ก็นับว่าดีกว่าการไปร่วมงาน ที่ไม่ได้มีความสำคัญใด ๆ.
